HRIS (Human Resource Information System) merupakan sistem yang berupa satu kesatuan tersendiri atau tergabung dengan suatu sistem yang lebih besar dalam ERP (Enterprise Resource Planning). Dalam HRIS, seorang manajer HR dapat mengelola kebutuhan sumber daya perusahaannya, seperti sistem penggajian, data pegawai, kinerja, dan informasi lain terkait payroll dan prosedur perusahaan.
HRIS biasanya berada di suatu aplikasi atau software yang membuat proses HRIS menjadi lebih mudah dan otomatis untuk dijadikan panduan bagi setiap karyawan dalam perusahaan. Perusahaan membutuhkan sistem HRIS karena lebih memudahkan dalam berbagi informasi serta menunjang performa perusahaan.
Kelengkapan yang ada dalam HRIS mencakup fungsi seperti database, Human Resource Reporting, rekrutmen, training, dan manajemen perusahaan. Data dalam sistem HRIS dapat diandalkan keamanan dan penyimpanan secara terpusat akan meminimalisir hilangnya data atau pencarian data.
Baca artikel terkait: Apa itu HRIS Software? Apa Pentingnya untuk Perusahaan?
Manfaat Sistem HRIS
1. Pekerjaan Dapat Diotomasi
Sistem HRIS dapat meringankan pekerjaan tim personalia dalam melakukan rekap absen, penggajian, perhitungan pajak, payroll, dan pekerjaan lainnya karena sudah diotomasi oleh sistem. Dengan begitu beban kerja pegawai lebih ringan dan tentu saja mampu menciptakan produktivitas pekerja.
2. Mudah Mengontrol Kinerja Pegawai
Dengan sistem HRIS, manajer HR dapat mengontrol kinerja pegawai, mengelola setiap kerja pegawai untuk mencapai target, dan juga bisa melihat kinerja pegawai satu dengan yang lainnya melalui key performance indicator yang tersedia dalam HRIS.
3. Biaya Operasional Lebih Kecil
Sistem terpusat dalam HRIS dapat meringankan beban kerja tiap pegawai perusahaan. Dengan begitu, setiap pegawai tidak perlu lembur. Penggunaan inventaris perusahaan juga bisa lebih ditekan. Akhirnya biaya yang dikeluarkan perusahaan juga lebih dari dibandingkan sebelum menggunakan sistem HRIS.
4. Membantu dalam Pengambilan Keputusan
Sistem informasi dalam HRIS dapat diakses oleh setiap pegawai. Begitu juga terkait sumber daya manusia, dalam sistem dapat memberikan informasi yang tepat dan cepat sehingga manajer dan para pejabat penting dalam perusahan memiliki akses informasi yang memudahkan mereka dalam mengambil keputusan kapanpun secara cepat.
5. Memudahkan dalam Akses Data
Aplikasi pendukung HRIS dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Sehingga, pemilik perusahaan dan para pengelola lainnya bisa melakukan kontrol secara fleksibel, real-time, dan lebih leluasa.
6. Meningkatkan Kepuasan Pegawai
Kemudahan dalam sistem HRIS meningkatkan kepuasan pegawai, karena komunikasi antar pegawai bisa terjalin dengan baik, mudah, dan transparan. Selain itu, minimnya human error juga memberikan dampak yang lebih baik dalam sistem penggajian, perhitungan pajak. Akhirnya, kepercayaan pegawai terhadap perusahaan meningkat dan hubungan yang terjalin lebih harmonis.